e-discovery

E-discovery, una versione composta di "electronic discovery", è il processo legale che le parti utilizzano per raccogliere e rivedere le informazioni elettroniche. Lo scopo dell'e-discovery è preservare i documenti elettronici per essere utilizzati come prove in un caso legale. Se le prove sono ritenute critiche per un caso, l'e-discovery può anche comportare hacking ordinato dal tribunale o sanzionato dal governo.

Il processo di e-discovery è complesso e multistrato. È più di un singolo compito. Piuttosto, è una serie di passi e azioni diligenti che insieme aiutano a costruire prove solide per un caso legale. I tipi di informazioni memorizzate elettronicamente (ESI) che possono essere raccolte sono vasti e possono includere note, documenti, e-mail, caselle vocali, audio, video, file di database e altro.

• E-discovery, una versione composta di “electronic discovery,” è il processo legale che le parti utilizzano per raccogliere e rivedere le informazioni elettroniche.
• Diversi casi storici negli Stati Uniti hanno stabilito un precedente su cosa costituisca l'e-discovery, portando alla creazione dell'Electronic Discovery Reference Model (EDRM), che standardizza il quadro per l'e-discovery.
• Una corretta e-discovery può offrire molti benefici, come rendere più efficienti i processi legali, ridurre i costi di contenzioso e rafforzare gli sforzi di conformità.

Il processo di e-discovery di solito inizia quando il contenzioso sembra ragionevolmente probabile. Entrambe le parti in una causa legale hanno il diritto di esaminare qualsiasi ESI che considerano appropriato. Questo processo è relativamente nuovo, iniziato nell'era delle informazioni digitali. Prima dell'e-discovery, gli avvocati si affidavano esclusivamente alla discovery che potevano eseguire con documenti e media fisici.

Il sistema legale di ciascun paese ha il proprio insieme di regole riguardanti l'e-discovery. Negli Stati Uniti, diversi casi di alto profilo hanno modellato le procedure di e-discovery:

• Nel 2002, Laura Zubulake, un'impiegata della banca d'investimento UBS, ha citato in giudizio l'azienda per discriminazione di genere. Il caso, che si è svolto tra il 2003 e il 2005, ha prodotto una serie di sentenze rivoluzionarie riguardanti la produzione e la conservazione di documenti elettronici durante la fase di discovery. Queste decisioni hanno stabilito linee guida riguardanti le politiche di conservazione dei dati e la gestione delle informazioni elettroniche per potenziali procedimenti legali.
• Victor Stanley, Inc. v. Creative Pipe, Inc.: Questo caso storico, che ha coinvolto violazioni del diritto d'autore e reclami di concorrenza sleale, ha enfatizzato l'importanza della diligenza nel processo di e-discovery. Ha evidenziato quanto sia cruciale per le aziende condurre ricerche approfondite e accurate sui documenti, in particolare per quanto riguarda la protezione delle informazioni sensibili o riservate.
• Qualcomm contro Broadcom: Questo caso, che si è concentrato su rivendicazioni di violazione di brevetto presentate da Qualcomm contro Broadcom, ha evidenziato la necessità di trasparenza nell'e-discovery. Qualcomm non è riuscita a produrre e-mail fondamentali durante il contenzioso, spingendo i tribunali a considerare l'importanza di ricerche digitali complete e approfondite e cosa significhi per le aziende quando non rispettano. Il tribunale ha ritenuto che questo fallimento fosse intenzionale e ha imposto severe sanzioni a Qualcomm e al suo team legale.

Il modello di riferimento per l'electronic discovery (EDRM) è un diagramma che delinea il framework per l'e-discovery. L'EDRM garantisce la trasparenza e la profondità della gestione dei dati necessaria per il nostro sistema legale. In generale, copre:

• Governance delle informazioni (GI): Questo termine ombrello copre le procedure e le politiche relative alla gestione dei dati — più specificamente, la loro conservazione e raccolta. Il Information Governance Reference Model (IGRM) è un insieme di best practice stabilite per definire gli standard del settore per una corretta GI e i suoi passaggi.
• Identificazione: Comprendere l'ambito e la potenziale ubicazione dell'ESI che potrebbe essere rilevante per il caso comporta non solo individuare dove sono archiviati i dati, ma anche valutarne la potenziale rilevanza per le questioni legali in esame. Questo può includere l'identificazione di vari tipi di dati, come e-mail, documenti, contenuti dei social media e database, o la determinazione dei custodi che detengono queste informazioni.
• Conservazione: Proteggere qualsiasi di queste informazioni dall'essere immediatamente distrutte o manomesse è fondamentale per mantenere l'integrità delle prove. Questo processo spesso include l'emissione di avvisi di blocco legale per garantire che i custodi siano consapevoli del loro obbligo di conservare i dati pertinenti e può anche comportare l'implementazione di misure tecniche per prevenire la cancellazione accidentale.
• Collection: Il processo di raccolta di tutte queste informazioni deve essere condotto in modo da preservare l'integrità e l'autenticità dei dati. Le tecniche di raccolta forense sono spesso impiegate per garantire che i dati siano acquisiti senza alterazioni, e la documentazione del processo di raccolta è essenziale per mantenere una chiara catena di custodia.
• Elaborazione: La conversione dell'ESI in un formato facilmente consultabile e l'eliminazione delle informazioni ripetitive o ridondanti è essenziale per una revisione efficiente. Questo passaggio non solo comporta la deduplicazione dei file, ma anche l'applicazione di filtri per escludere i dati irrilevanti, snellendo così il processo di revisione e riducendo il volume di informazioni che devono essere analizzate.
• Revisione: La revisione dettagliata dei documenti elettronici in relazione alle richieste di scoperta e alla loro pertinenza richiede un approccio sistematico per categorizzare i documenti in base alla loro rilevanza per il caso. I team di revisione spesso utilizzano tecnologie avanzate, come la codifica predittiva o il machine learning, per migliorare l'efficienza e l'accuratezza nell'identificazione delle informazioni pertinenti.
• Analisi: Ciò comporta che i professionisti dell'e-discovery esaminino ciascun documento singolarmente per garantire che solo le informazioni necessarie al caso siano presentate. Questo potrebbe richiedere un'analisi contestuale più approfondita del contenuto. Può anche includere la valutazione del potenziale impatto dei documenti sulla strategia del caso e l'identificazione di eventuali lacune nelle prove.
• Produzione: La consegna dell'ESI ai destinatari necessari e in forme facilmente leggibili richiede un'attenta attenzione ai dettagli per garantire la conformità agli standard legali e agli accordi. Questo può comportare la produzione di documenti in vari formati e metadati allegati, mentre si redige correttamente le informazioni privilegiate.
• Presentazione: La visualizzazione dell'ESI ad altri durante varie fasi del caso legale comporta la preparazione di materiali che trasmettono chiaramente la rilevanza e l'importanza delle prove. Tecniche di presentazione efficaci, inclusi l'uso di supporti visivi e tecnologia, aiutano giudici, giurie e altri soggetti coinvolti nel caso a comprendere meglio le prove.

Le aziende e i professionisti dell'e-discovery devono essere consapevoli delle sfide che affrontano. Sebbene l'e-discovery sia essenziale per il contenzioso e le questioni normative di ogni tipo, non è affatto un processo perfetto. Ecco tre delle sfide più significative.

Mancanza di preparazione per un e-discovery

La mancanza di preparazione è una sfida significativa nell'e-discovery. Molte aziende sottovalutano la complessità e il volume dei dati elettronici coinvolti nei casi aziendali moderni.

Questa svista può portare a una raccolta, elaborazione e pianificazione della revisione dei dati inadeguate. Una preparazione insufficiente può comportare il mancato rispetto delle scadenze, la trascuratezza di informazioni rilevanti o la divulgazione involontaria di documenti riservati.

Inoltre, i team non preparati possono avere difficoltà a scegliere gli strumenti di e-discovery appropriati (software di scansione virus, indicizzazione di file o digitalizzazione di documenti) o a stabilire protocolli chiari per la gestione dei dati. Questa mancanza di preparazione può aumentare i costi, ritardare i procedimenti e potenzialmente danneggiare l'esito del caso. Una preparazione adeguata è cruciale per navigare efficacemente e con efficienza nelle complessità dell'e-discovery.

Grandi quantità di dati

Il puro volume di informazioni memorizzate elettronicamente (64 zettabyte a livello globale, ovvero l'equivalente di circa 64 trilioni di gigabyte) rappresenta una sfida significativa nell'e-discovery. La crescita esponenziale dei dati digitali complica il processo di identificazione, raccolta e analisi delle informazioni pertinenti.

Grandi quantità di dati possono sopraffare i team, rendendo difficile rivedere ed estrarre prove pertinenti in modo efficiente senza l'aiuto di professionisti IT specializzati in e-discovery. La complessità dei formati e delle fonti dei dati, inclusi e-mail, social media e applicazioni di chat, aggrava ulteriormente la sfida.

Gestire e elaborare questi grandi volumi di dati richiede tecnologie avanzate e competenze specializzate, portando spesso a costi aumentati e vincoli di tempo nel processo di e-discovery.

Evoluzione delle leggi sulla privacy dei dati

Le leggi sulla privacy dei dati in evoluzione rappresentano una sfida significativa per l'e-discovery. Il panorama normativo in rapido cambiamento, inclusi regolamenti come il General Data Protection Regulation (GDPR) e il California Consumer Privacy Act (CCPA), rende complessa la gestione e l'accesso ai dati tra diverse giurisdizioni. I team legali devono navigare in un mosaico di regolamenti, garantendo la conformità mentre conducono un'e-discovery approfondita.

Queste leggi spesso concedono agli individui un maggiore controllo sui propri dati personali, potenzialmente limitando l'accesso alle informazioni pertinenti. Inoltre, i trasferimenti di dati transfrontalieri e i requisiti di conservazione variabili complicano ulteriormente il processo. Le organizzazioni devono adattare continuamente le loro pratiche di e-discovery per allinearsi ai nuovi standard di privacy, bilanciando gli obblighi legali con i mandati di protezione dei dati.

Le piattaforme software di e-discovery possono affrontare efficacemente le sfide sopra menzionate. Gli avvocati e i loro team di supporto IT possono mitigare la mancanza di preparazione attraverso l'automazione dei flussi di lavoro e gli strumenti di gestione dei progetti che guidano sistematicamente i team legali durante il processo di e-discovery. Inoltre, possono gestire grandi volumi di dati utilizzando capacità di ricerca avanzate, eliminazione dei dati e analisi basate su IA per identificare rapidamente le informazioni rilevanti.

Queste piattaforme spesso includono funzionalità di conformità integrate, politiche di conservazione dei dati e controlli di accesso per affrontare le leggi sulla privacy in evoluzione. Possono anche aiutare le organizzazioni a implementare protocolli coerenti tra le giurisdizioni. Inoltre, le soluzioni basate su cloud consentono aggiornamenti facili per tenere il passo con le normative in cambiamento.

Ecco gli altri vantaggi significativi che una piattaforma di e-discovery può fornire:

• Migliorata efficienza: Il software di e-discovery automatizza molti compiti manuali che richiedono tempo, riducendo significativamente il tempo necessario per identificare, raccogliere e rivedere l'ESI. Le capacità avanzate di ricerca e le analisi basate su IA consentono ai team legali di trovare rapidamente i documenti pertinenti.
• Riduzione dei costi: Queste piattaforme possono ridurre significativamente i costi associati alla revisione dei documenti e ai servizi di terze parti semplificando il processo di e-discovery.
• Maggiore precisione: Gli strumenti automatizzati e gli algoritmi IA migliorano la precisione della revisione dei documenti e riducono l'errore umano. Questo porta a risultati più approfonditi e affidabili rispetto ai processi manuali.
• Gestione centralizzata dei dati: Le piattaforme di e-discovery forniscono un unico archivio per tutte le ESI relative ai casi, incluse e-mail, file e messaggi di chat. Questa centralizzazione semplifica la gestione dei dati e garantisce coerenza nel processo di e-discovery.
• Conformità migliorata: Le funzionalità integrate aiutano le organizzazioni ad aderire alle leggi sulla privacy dei dati e ai requisiti normativi in continua evoluzione. Le politiche di conservazione automatizzate e i controlli di accesso assistono nel mantenere la conformità in diverse giurisdizioni.
• Valutazione preliminare del caso: Il software di e-discovery spesso include strumenti per la valutazione preliminare del caso, aiutando i team legali a valutare rapidamente la forza di un caso e sviluppare strategie appropriate nelle prime fasi del processo legale.
• Migliore collaborazione: Le piattaforme di e-discovery basate su cloud consentono una collaborazione senza soluzione di continuità tra i membri del team legale, indipendentemente dalla posizione. Questo facilita flussi di lavoro più efficienti e presa di decisioni durante il processo di e-discovery.
• Scalabilità: Le soluzioni di e-discovery basate su cloud possono scalare rapidamente per adattarsi ai crescenti volumi di dati e alle esigenze organizzative in evoluzione, garantendo che la piattaforma rimanga efficace man mano che le esigenze di dati si evolvono.

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