Politica di conservazione delle e-mail

Una policy di conservazione delle e-mail (ERP) è una procedura definita che prescrive per quanto tempo le e-mail devono rimanere all'interno di una soluzione di archiviazione prima di essere cancellate. Viene utilizzata come protezione legale se è necessaria la prova della comunicazione via e-mail per un caso giudiziario o per soddisfare le normative governative. Una policy di conservazione delle e-mail dovrebbe coprire tutte le e-mail inviate o ricevute da un'organizzazione e contiene criteri su quanto tempo le e-mail devono essere conservate e in che modo devono essere rimosse dall'archivio e-mail.

Un aspetto importante di una politica di conservazione delle e-mail è l'automazione sia dell'archiviazione che dell'eliminazione di tutte le e-mail. Ciò significa che le e-mail dovrebbero essere rimosse dal sistema in modo coerente senza intervento manuale. Questo serve come protezione contro gli errori umani e, a sua volta, riduce il rischio di violazione delle leggi e regolamenti applicabili.

Linee guida per una corretta politica di conservazione delle e-mail

Sebbene tutte le aziende siano diverse, ci sono alcuni fattori chiave che possono essere utilizzati come guide per configurare un ERP:

• Conformità normativa: Molte aziende devono conformarsi alle normative federali o statali, che richiedono loro di fornire e-mail durante un'indagine o anche un audit.
• Scoperta legale: e-discovery si trova nella maggior parte degli statuti federali e statali. La scoperta, un importante processo legale nei processi, consente agli avvocati di richiedere informazioni rilevanti per un caso e che possono portare alla scoperta di informazioni importanti pertinenti al caso. Tutte le parti in una causa legale o in un caso penale devono fornire queste informazioni nella fase di scoperta all'inizio del caso.
• Gestione della conoscenza: Gli ERP consentono la gestione dei documenti dei dipendenti, come informazioni personali, statistiche finanziarie, informazioni sui salari, valutazioni delle prestazioni, audit interni, ecc.
• Blocco legale: Anche con una politica di conservazione delle e-mail operativa, l'eliminazione automatica delle e-mail archiviate può essere un problema. La capacità di mantenere le e-mail garantirà che siano disponibili per i tribunali durante una fase di scoperta nei procedimenti legali.
• ERP scritto: Una politica scritta formale farà risparmiare tempo e denaro quando un'organizzazione è sotto audit. Un ERP può aiutare a guidare la fase di scoperta di qualsiasi procedimento legale.
• Durata di conservazione: Le politiche di conservazione delle e-mail a lungo termine aumentano il rischio di vulnerabilità alla sicurezza o di diffusione di informazioni sensibili. Le politiche lunghe inoltre aumentano l'esposizione a esami legali. Le politiche brevi, d'altro canto, possono influire negativamente sulla produttività, specialmente con dipendenti di lunga data ed esecutivi, che si affidano a vecchie catene di e-mail per ricordare decisioni passate. Inoltre, le politiche brevi possono violare le normative governative/industriali che richiedono che determinati tipi di informazioni siano conservati per un periodo minimo di tempo.

Poiché l'e-mail è diventata fondamentale in tutti gli aspetti del mondo professionale, aziendale o meno, le aziende hanno iniziato a richiedere politiche ponderate di conservazione delle e-mail come un modo per garantire la protezione legale e l'efficienza aziendale. Il rischio di ripercussioni finanziarie dovute a una cattiva gestione della catalogazione e archiviazione delle e-mail può avere effetti a lungo termine, quindi un ERP adeguato è una necessità per qualsiasi azienda moderna.