Protezione dell'e-mail

La protezione dell'e-mail è un concetto ampio che comprende molte tecniche, tutte costruite attorno alla salvaguardia delle comunicazioni digitali all'interno delle organizzazioni.

Questa include misure di sicurezza tradizionali come il rilevamento di spyware, la sicurezza del login e crittografia delle e-mail — così come la conservazione dei dati, garanzia di e-discovery, sistemi di archiviazione delle e-mail cloud o on-premise e il ripristino di emergenza e backup.

Sicurezza e-mail

Un ramo della protezione dell'e-mail è l'insieme di metodi utilizzati per fermare l'accesso non autorizzato o il compromesso di sistemi di sicurezza e-mail. Questo include:

• Sicurezza del login: Esistono diversi metodi per proteggere l'accesso agli account di posta elettronica — dall'educazione dei dipendenti sulle best practice, al cambio periodico delle password da parte degli amministratori.
• Filtraggio dello spam: Il filtraggio automatico dei messaggi può impedire alle e-mail dannose e fraudolente di raggiungere le caselle di posta elettronica dei dipendenti. Ad esempio, i criminali informatici utilizzano metodi di phishing per ottenere informazioni sensibili da utenti ignari, fingendo di essere dipendenti all'interno dell'organizzazione o incorporando link apparentemente innocui nelle e-mail. La tecnologia di filtraggio dello spam e di prevenzione automatica del spear phishing può aiutare a identificare e mettere in quarantena contenuti sospetti, in modo che gli amministratori possano determinarne il rischio.
• Sicurezza dell'utente: Gli strumenti di filtraggio delle e-mail non possono rilevare gli attacchi e-mail che bypassano i filtri per raggiungere gli utenti tramite la loro e-mail personale, casella vocale o SMS. Ci sono diversi servizi di formazione che possono aiutare a educare i dipendenti sulla consapevolezza della sicurezza, simulando intrusioni reali nella rete e nelle e-mail.
• Crittografia delle e-mail: La crittografia delle e-mail è fondamentale per proteggere i contenuti delle e-mail da accessi non autorizzati, sia negli archivi che durante l'accesso e la lettura.
• Formazione dei dipendenti: Oltre a implementare le tecnologie appropriate, le organizzazioni devono garantire che i dipendenti siano formati sulle best practice per la protezione dei dati sensibili.

Backup e archiviazione delle e-mail

Sebbene la sicurezza sia essenziale nella protezione dell'e-mail, è anche importante prestare attenzione al processo di archiviazione — utilizzato per garantire la longevità e l'integrità dei dati sottostanti. Anche quando non è più a rischio di essere compromessa da un attacco informatico, l'e-mail deve comunque essere archiviata in modo sicuro e essere recuperabile per motivi legali e aziendali.

Esistono molte ragioni aziendali e organizzative per archiviare le comunicazioni via e-mail. L'e-mail spesso funge da documentazione critica, seppur informale, del perché e come sono state prese determinate decisioni — e come un archivio di informazioni rilevanti. Di conseguenza, la maggior parte dei dipendenti beneficia di un archivio delle loro comunicazioni robusto, completo e facile da consultare. Le tecniche coinvolte nella conservazione delle e-mail includono:

• Archiviazione delle e-mail: L'archiviazione delle e-mail è l'atto di preservare e rendere ricercabile tutte le e-mail da/a un individuo. Le soluzioni di archiviazione delle e-mail catturano il contenuto delle e-mail direttamente dall'applicazione e-mail stessa o durante il trasporto. I messaggi sono tipicamente memorizzati su dischi magnetici e indicizzati per semplificare le ricerche future.
• Compressione delle e-mail: Il processo di riduzione delle dimensioni dei file delle e-mail (così come le dimensioni di eventuali allegati corrispondenti). Funziona spesso come parte integrante di un sistema di archiviazione delle e-mail. Quando combinata con deduplicazione, backup offline o cloud e file stubbing, la compressione delle e-mail consente di mantenere al minimo i costi di archiviazione e conservazione delle e-mail.
• Politica di conservazione delle e-mail: Le organizzazioni in molti settori sono tenute da varie normative governative a conservare il contenuto delle e-mail e i metadati come timestamp, mittenti e altre informazioni di consegna. Le politiche scritte di conservazione delle e-mail possono essere utilizzate come protezione legale se è necessaria la prova della comunicazione via e-mail per un caso giudiziario o per soddisfare le normative governative. Una politica di conservazione delle e-mail copre tutte le e-mail inviate o ricevute da un'organizzazione e contiene criteri per quanto tempo le e-mail dovrebbero essere archiviate e in che modo dovrebbero essere rimosse dall'archivio delle e-mail.
• Ripristino di emergenza: Un piano di ripristino progettato attorno al mantenimento delle funzioni mission-critical in seguito a un disastro. L'effetto della perdita o corruzione dei dati dovuta a guasti hardware, errori umani, hacking o malware potrebbe essere enorme, rendendo un piano per il backup dei dati e il ripristino delle informazioni un requisito di base per tutte le organizzazioni moderne. Sviluppare un piano di ripristino di emergenza ponderato aiuta le organizzazioni a ridurre al minimo il rischio di perdite economiche, interruzioni operative e diminuzione della credibilità del marchio, quando si affronta un'imprevista mancanza.

La protezione dell'e-mail è una parte essenziale della sicurezza dei dati nelle organizzazioni di oggi. Gli account dei dipendenti possono essere compromessi e gli utenti possono essere ingannati, quindi devono esserci strategie in atto per prevenire questi problemi. In combinazione con queste misure di sicurezza, l'e-mail deve essere preservabile per motivi legali, normativi e altri motivi aziendali. Sebbene l'archiviazione delle e-mail sia essa stessa poco costosa — e l'e-mail possa essere rapidamente scansionata, raccolta e interpretata — l'archiviazione digitale presenta una sfida perché i file sono solo archiviabili quanto i sistemi progettati per mantenerli memorizzati. Devono essere utilizzate tecniche adeguate per garantire un accesso sicuro all'archiviazione delle e-mail nel lungo termine.